Algemene voorwaarden

1. Begrippen en toepassing

Deze voorwaarden gelden voor iedere overeenkomst tussen Flowpool (flowpool.ai, een handelsnaam van Kushiin Domstad B.V., KvK 83465464, onderdeel van Kadar Holding B.V.) en een onderneming die Flowpool gebruikt (de zaak). Klanten zijn de klanten van de zaak die via Flowpool boeken of berichten sturen. Flowpool is bedoeld voor zakelijk gebruik; deze voorwaarden gelden niet voor consumenten.

2. De dienst

Flowpool levert software via internet: een boekplugin voor de website van de zaak, een klant-app, een team-app, een inbox voor berichten (ook via WhatsApp), automatische berichten, nieuwsbrieven en een AI-assistent. De onderdelen kunnen per zaak aan of uit staan. Flowpool mag de software verbeteren en wijzigen, zolang de kern van de dienst behouden blijft.

3. Account en gebruik

• De zaak zorgt dat haar medewerkers hun inloggegevens geheim houden en dat alleen bevoegde personen toegang hebben. Handelingen met een account komen voor rekening van de zaak.
• De zaak gebruikt Flowpool niet voor onrechtmatige doelen, spam of het misleiden van klanten, en respecteert de rechten van klanten.
• De zaak blijft eigenaar van haar gegevens en kan die exporteren zolang de overeenkomst loopt en tot 30 dagen daarna.

4. WhatsApp

• De zaak koppelt haar eigen WhatsApp Business-nummer en gaat daarbij akkoord met de voorwaarden van WhatsApp en Meta, waaronder de WhatsApp Business-voorwaarden en het WhatsApp Business-beleid.
• De zaak is verantwoordelijk voor de toestemming (opt-in) van klanten voordat zij hun berichten stuurt, en stuurt nieuws en acties alleen naar klanten die zich daarvoor hebben aangemeld. Afmeldingen (STOP) verwerkt Flowpool automatisch.
• Kosten die Meta rekent voor berichten zijn voor rekening van de zaak, tenzij anders afgesproken. Flowpool is niet verantwoordelijk voor beslissingen van Meta, zoals het afwijzen van sjablonen of het beperken van een nummer.

5. AI-assistent

De AI-assistent beantwoordt vragen en kan afspraken maken, verzetten en annuleren binnen de regels die de zaak instelt. Antwoorden van AI kunnen fouten bevatten. De zaak stelt de instructies en kennis van de assistent in, controleert die en kan gesprekken op elk moment overnemen of de assistent uitzetten. Flowpool mag een maximum stellen aan het aantal AI-antwoorden per dag.

6. Prijzen en betaling

Flowpool kost €49 per maand, exclusief btw, voor alle onderdelen. Een nieuwe zaak krijgt eerst 14 dagen gratis; daarna loopt het abonnement alleen door als de zaak het zelf aanzet. Het abonnement wordt maandelijks vooraf automatisch afgeschreven via Mollie en is maandelijks opzegbaar per het einde van de lopende maand. Mislukt een betaling, dan blijft Flowpool nog 10 dagen werken.

AI-tegoed koopt de zaak vooraf. Elk antwoord van de assistent kost €0,05 en elk concept of elke samenvatting €0,01, exclusief btw. Is het tegoed op, dan stopt alleen de AI. Tegoed vervalt niet zolang het account bestaat en wordt niet terugbetaald, behalve als de wet dat vereist. Bij de start krijgt een zaak eenmalig €5 tegoed cadeau.

WhatsApp-berichten rekent Meta rechtstreeks af met de zaak, via haar eigen WhatsApp Business-account. Betalingen van klanten aan de zaak lopen via het eigen Mollie-account van de zaak; Flowpool ontvangt of beheert dat geld niet. De kosten van Mollie zijn voor de zaak.

Bedragen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld. Flowpool mag prijzen jaarlijks aanpassen en meldt dat minstens 30 dagen vooraf; de zaak mag dan opzeggen per de ingangsdatum.

7. Beschikbaarheid en ondersteuning

Flowpool spant zich in om de dienst continu beschikbaar te houden en kondigt gepland onderhoud zo mogelijk vooraf aan. Storingen bij diensten van derden, zoals WhatsApp, de AI-leverancier of de hostingpartij, vallen buiten de invloed van Flowpool. Vragen en storingen meld je via support@flowpool.ai.

8. Persoonsgegevens (verwerkersafspraken)

Voor de persoonsgegevens van klanten en medewerkers die de zaak in Flowpool vastlegt, is de zaak verwerkingsverantwoordelijke en Flowpool verwerker. Met dit artikel sluiten partijen een verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 AVG:

• Flowpool verwerkt de gegevens alleen in opdracht van de zaak en om de dienst te leveren, en niet voor eigen doeleinden.
• Medewerkers van Flowpool met toegang zijn tot geheimhouding verplicht.
• Flowpool neemt passende beveiligingsmaatregelen, zoals beschreven in de privacyverklaring.
• Flowpool schakelt alleen de subverwerkers in die in de privacyverklaring staan en meldt nieuwe subverwerkers vooraf; de zaak kan daar bezwaar tegen maken.
• Flowpool helpt de zaak bij verzoeken van betrokkenen en meldt een datalek zonder onnodige vertraging, uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking.
• Het gaat om contact-, afspraak-, bericht- en voorkeursgegevens van klanten en medewerkers, voor de duur van de overeenkomst.
• Flowpool stelt de zaak in staat om aan te tonen dat deze afspraken worden nagekomen en werkt mee aan een redelijke controle (audit), op kosten van de zaak en na overleg over tijdstip en vorm.
• Flowpool informeert de zaak als een instructie naar haar oordeel in strijd is met de AVG.
• De zaak kan haar gegevens tijdens de overeenkomst en tot 30 dagen daarna zelf exporteren. Daarna verwijdert Flowpool de gegevens binnen 90 dagen, tenzij de wet langer bewaren verplicht.

9. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van Flowpool is beperkt tot directe schade en tot ten hoogste het bedrag dat de zaak in de twaalf maanden vóór de schade aan Flowpool heeft betaald. Flowpool is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gemiste omzet of afspraken, of voor schade door diensten van derden. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid. De zaak is zelf verantwoordelijk voor wat zij via Flowpool naar klanten stuurt, voor de toestemming van klanten voor nieuwsberichten en voor het naleven van de regels van WhatsApp.

10. Duur en opzegging

De overeenkomst loopt per maand, tenzij anders afgesproken, en kan door beide partijen met een opzegtermijn van één maand worden opgezegd. Flowpool mag de toegang opschorten bij ernstig misbruik of langdurige wanbetaling, na een waarschuwing.

11. Overige bepalingen

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Gelderland. Flowpool kan deze voorwaarden wijzigen en meldt inhoudelijke wijzigingen minstens 30 dagen vooraf.