Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

Flowpool is software voor zaken die met afspraken en lessen werken, zoals kappers, pilates- en yogastudio's en sportscholen. Met Flowpool kunnen klanten online boeken, kunnen zaak en klant met elkaar chatten (in de app en via WhatsApp) en helpt een AI-assistent met vragen en afspraken.

Flowpool (flowpool.ai) is een handelsnaam van Kushiin Domstad B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 83465464, onderdeel van Kadar Holding B.V. (KvK 72123788). Ons kantoor is gevestigd aan de Tweede Walstraat 61, 6511 LP Nijmegen. Je bereikt ons via support@flowpool.ai.

2. Onze rol

• Verwerker voor de gegevens die een zaak (onze klant) in Flowpool vastlegt over haar eigen klanten en medewerkers: afspraken, klantdossiers, berichten en WhatsApp-gesprekken. De zaak is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt waarvoor en hoe lang die gegevens worden gebruikt. Heb je als klant van een zaak een vraag over je gegevens, neem dan eerst contact op met die zaak.
• Verwerkingsverantwoordelijke voor de accounts van zaken en medewerkers (inloggen en beveiliging), voor de website flowpool.ai en voor contact met ons.

3. Welke gegevens

Klanten van een zaak. Naam, telefoonnummer, e-mailadres (niet verplicht bij WhatsApp), afspraken en de gekozen behandeling of les, voorkeuren die je zelf doorgeeft (bijvoorbeeld wat je graag drinkt of hoe vaak je komt), berichten met de zaak, beoordelingen na een bezoek, je toestemmingen (zoals voor nieuws via WhatsApp) en eventueel een interne notitie van het team. Bij berichten via WhatsApp zien we ook of een bericht is afgeleverd en gelezen, en bij een nieuwsbrief of je op de link hebt getikt. Naam, telefoonnummer en e-mailadres zijn nodig om een afspraak te maken; de rest is vrijwillig. In de boekplugin onthoudt je eigen toestel je voornaam, telefoonnummer en e-mailadres, zodat je die niet opnieuw hoeft te typen.

Medewerkers en eigenaren. Naam, e-mailadres, rol, werktijden en de berichten die je verstuurt. Je wachtwoord en pincode bewaren we alleen als onomkeerbare hash. Bij inloggen met gezichtsherkenning bewaren we alleen een publieke sleutel van je toestel; je gezicht verlaat je toestel nooit.

Website. Bij een bezoek aan flowpool.ai worden technische gegevens zoals je IP-adres kort vastgelegd door onze hostingpartij, om de site te laten werken en misbruik te voorkomen. We gebruiken geen advertentie- of trackingcookies.

Anonieme feedback. Bij Cycle Conscious-feedback van studio's slaan we geen naam, afspraak of tijdstip op, alleen de week en de scores.

4. WhatsApp

Een zaak kan haar eigen WhatsApp Business-nummer aan Flowpool koppelen. Stuur je de zaak een WhatsApp-bericht, dan verwerken wij je WhatsApp-nummer, je profielnaam en de inhoud van de berichten (ook foto's, spraakberichten en locaties die je stuurt) zodat het team en de AI-assistent kunnen antwoorden. Foto's en spraakberichten slaan we niet zelf op: we halen ze alleen op bij WhatsApp als het team ze bekijkt.

• Afspraakberichten (bevestiging, herinnering, vraag om een beoordeling) ontvang je alleen als je daarvoor kiest, bijvoorbeeld met het vinkje bij het boeken of doordat je de zaak zelf via WhatsApp benadert.
• Nieuws en acties ontvang je alleen als je je daarvoor aanmeldt. Stuur STOP en je ontvangt ze niet meer.

WhatsApp en Meta verwerken berichten ook zelf, volgens hun eigen privacybeleid. De zaak en Flowpool gebruiken daarvoor het WhatsApp Business Platform van Meta Platforms Ireland Ltd.

5. AI-assistent

Als een zaak de AI-assistent aanzet, worden je vraag, de recente berichten in het gesprek en de relevante gegevens van de zaak (behandelingen, prijzen, vrije tijden en eventueel je eigen afspraken) naar onze AI-leverancier gestuurd om een antwoord te maken. De assistent kan voor je zoeken naar vrije tijden en, als je daarom vraagt, een afspraak maken, verzetten of annuleren. Bij twijfel, een klacht of als je om een mens vraagt (typ medewerker), draagt de assistent het gesprek over aan het team. Bij het eerste antwoord meldt de assistent altijd dat je met een AI chat.

Medewerkers kunnen in de team-app ook een AI-overzicht laten maken, bijvoorbeeld een korte briefing over een klant vóór een afspraak (op basis van eerdere afspraken, voorkeuren en de interne notitie) of een conceptbericht. De AI neemt geen besluiten over jou met rechtsgevolgen; een medewerker beslist altijd zelf.

Onze AI-leverancier gebruikt deze gegevens niet om zijn modellen te trainen. Een medewerker kan elk gesprek inzien en het van de AI overnemen.

6. Doelen en grondslagen

• Afspraken maken, beheren en herinneren, en contact tussen zaak en klant: uitvoering van de overeenkomst tussen jou en de zaak.
• Bevestigingen en herinneringen via WhatsApp, een seintje als het weer tijd is en nieuws en acties: toestemming, die je altijd kunt intrekken (in de app, door STOP te sturen of door het de zaak te laten weten). Stuur je de zaak zelf een WhatsApp-bericht, dan mag de zaak je via WhatsApp antwoorden.
• De AI-assistent en beoordelingen na een bezoek: gerechtvaardigd belang van de zaak om snel te antwoorden en haar service te verbeteren. Je kunt altijd om een mens vragen of bezwaar maken.
• Accounts, beveiliging en het voorkomen van misbruik: gerechtvaardigd belang en uitvoering van de overeenkomst met de zaak.
• Facturatie en administratie richting zaken: wettelijke verplichting.

7. Bewaartermijnen

• Klantgegevens van een zaak bewaren we zolang de zaak klant is bij Flowpool, of korter als de zaak ze eerder verwijdert. Na het einde van de overeenkomst kan de zaak haar gegevens 30 dagen exporteren; daarna verwijderen we ze binnen 90 dagen.
• Berichten en beoordelingen bewaren we net zo lang als het klantdossier waar ze bij horen. De zaak kan een klant met alle berichten in één keer verwijderen.
• Een tijd die je even vasthoudt tijdens het boeken vervalt na 10 minuten. Inloglinks zijn 7 dagen geldig en werken maar één keer.
• Technische logbestanden bewaren we kort, doorgaans enkele weken.
• Gegevens die we wettelijk moeten bewaren, zoals facturen, bewaren we 7 jaar.

8. Met wie we gegevens delen

We verkopen nooit gegevens. We schakelen alleen partijen in die nodig zijn om Flowpool te laten werken, met passende afspraken:

• Vercel (hosting, servers in Frankfurt) en Neon (database, Frankfurt).
• Anthropic (AI-assistent, Verenigde Staten).
• Meta Platforms Ireland (WhatsApp Business Platform), alleen als de zaak WhatsApp heeft gekoppeld.
• Resend (e-mail voor bevestigingen en inloglinks) en Ably (live bijwerken van berichten), zodra die zijn ingeschakeld.
• Shopify, alleen als de zaak haar webwinkel aan Flowpool koppelt.
• Mollie (betalingen, Nederland): voor het abonnement en AI-tegoed van zaken, en voor aanbetalingen en betaallinks als een zaak haar eigen Mollie-account koppelt. Bij die klantbetalingen is Mollie de betaaldienst van de zaak; Flowpool ziet alleen bedrag, omschrijving en status.

Waar gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dat op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

9. Je rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en het overdragen van je gegevens. Hoe je je gegevens laat verwijderen, lees je op Gegevens verwijderen. Gaat het om gegevens die een zaak over jou bijhoudt, dan helpen we de zaak om je verzoek uit te voeren: de zaak kan je gegevens in de team-app exporteren of je dossier met alle berichten verwijderen. We reageren binnen een maand. Medewerkers kunnen hun eigen account in de team-app verwijderen.

Flowpool is niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van een ouder of voogd.

10. Beveiliging

Alle verbindingen zijn versleuteld. Wachtwoorden en pincodes slaan we alleen als hash op, koppelingssleutels (zoals die voor WhatsApp) versleuteld. Elke zaak ziet alleen haar eigen gegevens. Medewerkers ontgrendelen de team-app met gezichtsherkenning of een pincode, en na herhaalde foute pogingen wordt de toegang geblokkeerd.

11. Contact en klachten

Vragen of een verzoek? Mail naar support@flowpool.ai of schrijf naar Flowpool, Tweede Walstraat 61, 6511 LP Nijmegen. Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

We kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd.